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SNSによるコンプライアンス違反を防ぐ

なぜSNSを使ったコンプライアンス違反が続発するのか

誰もがインターネットを日常的に使うようになって、ネットトラブル、とりわけSNSを使った不祥事発生やコンプライアンス違反が増えている。コンビニ店員による「おでんツンツン事件」、有名人の来店をSNSで投稿し名誉棄損等で訴えられる事件、お客や同僚への執拗なメッセージを送りつけるセクハラまがいの事件、また他への中傷的な書き込みによるネット炎上事件などだ。

このようなSNSを使ったコンプライアンス違反が続発する背景には、SNSユーザー数そのものが増加していることはもちろんだが、SNSの使用上のルールが社会的にも企業内でも明確ではない、さらにそもそもSNS媒体が想定外の事態を招く特性を持っていることが考えられる。さらに、企業や社会に対しある種の反感や無力化を感じている人たちが多くなっていることが要因とも考えられる。このような要因が本当なら、これらの人たちの内面にある、目立ちたい、自己主張したいという潜在的な欲求が根ざしているのではないか。人と違ったやや偏った主張や、偶然の体験、何でも良いので人を驚かせたいというやや屈折したメッセージの発露の機会を探している人たちに、SNSは絶好なツールとなっているのではないかと思う。

SNSコンプライアンス違反を防ぐには

従業員に一切のSNS使用を禁ずる企業はまず存在しないだろうし、本当に企業がSNS使用を禁ずることになれば、人権侵害の問題にも発展しそうだ。したがって、このようなSNSによるコンプライアンス違反を防ぐには、従業員の自主性・規律性に委ねるしか方法がない。したがって、具体的なSNSコンプライアンスを防止する手段は限定されたものにならざるを得ない。

SNS使用ルールの制定

第一に優先すべきは、企業内でSNS使用ルールを定めることだ。世の中には、SNS使用の倫理的、あるいはコンプライアンス上のルール、とりわけ一般企業を対象とするルールは見当たらない。各企業が自社の各業務に照らして、SNS使用ルールを定めることが優先される。例えば、自社の機密情報の範囲を決める、自社の批判や批評を社内外に発信することを禁ずる、顧客に関わる情報発信は厳禁とする、社内写真のSNSへの投稿を禁ずるなどだ。何やら「禁止」ばかりで辟易しそうだが、従業員が多くなればなるほど、多様な価値観や倫理感を持つ従業員が増えるので、「こんなことまでルール化する必要があるのか？」と思わずに、あらゆる可能性を検討してルール化してほしい。

社員教育・研修の実施

次に取り組むべきは、これらのルールの浸透を含めた社員教育や研修の実施となる。私たちジャイロ総合コンサルティングでは、コンプライアンス研修を各企業に向けて数多く行っているが、講師として第一に心掛けることは、具体的な事例を多く示すことだ。実際に他企業で発生した事例、発生していないが発生し得る事例に関わらず、2時間の研修であれば、1時間程度は事例演習を行っている。事例演習では、コンプライアンス違反が発生した原因は何か、各関係者は違反発生時にどのように対処すべきか、さらに今後の違反発生を防止するために企業としてどのような対応があり得るかなどを考える時間を十分に割く。

社内講師で研修を行う際にも、事例を中心に据えて具体的かつ身近に感じられるように工夫してほしい。

モニターの検討

最後に考慮すべきは、従業員のSNS使用・発信のモニターを検討したい。不適切なSNS発信を外部の第三者から指摘されることは、企業の信用失墜につながりかねない。何らかの意味での不適切な内容を含むSNSメッセージが社外の第三者から指摘されると、企業全体のコンプライアンス体質が疑われる。また、何か隠し事をしているのではないかと周囲・社会から見られることに繋がりかねない。

だからといって、モニターすることは業務上のメールであっても、従業員に日常的な監視活動につながりかねない。さらに言えば、私的なSNSをモニターすることはプライバシー上の大きな問題をはらんでいる。もっとも、私的なことに立ち入るという問題の前に、自宅や屋外のインターネット使用を常時ロボットにてモニターすることは現状の技術レベルでは限られた効力しか持ちえない。モニターという手段は今後の課題としても、モニターという歯止めがあるのだという意識を持つことが重要となる。

そうであるなら、現実的な解は、企業内のPCやタブレット端末からのSNSサイトへのログインを禁ずることしかないようだ。もちろん、社内にて私的にSNSにログインすることは就業規則違反になるだろうが、業務外の時間であっても、SNSの使用には制限があるのだという意識の醸成に結びつくはずだろう。