インバスケット研修〈働き方改革・業務効率化編〉

カテゴリー 人材アセスメント・インバスケット

ねらいと目的業務の優先順位を的確に判断する能力を高めることで業務効率化を実現する

研修時間約6時間 ※別途ご相談

対象 リーダー 営業管理職 新任管理者~中堅管理者(課長クラス) 管理者候補 新任管理者

業務の優先順位決定力、処理能力を高めて真の働き方改革を実現する

働き方改革を実現するには、何が必要なのでしょうか?管理監督者自身が技能を高め、業務効率化することは言うまでもありません。業務効率化のためには、仕事の優先順位を適切に判断することが必要です。優先順位を直感的に判断すると、人は苦手な業務を後回しにしてしまいます。生産性を維持・向上するためには、案件の質や時間コストから判断して優先順位を付けることが大切です。仕事が速いことは生産性の高さに繋がりますが、業績に関わる重要な決断は深い思考力を用いて時間をかけることが重要です。 もう一点管理監督職に必要なことは部下を育てることです。生産性を上げるには、処理できる仕事の量も重要です。重要な案件を任せられる部下が増えることで、生産性は増大します。管理職は生産性の要となる人財です。将来的に幹部候補となる可能性を視野に入れると、管理職の成長を促すことは会社にとって大きなメリットがあります。 当研修では実践的な演習を体験することで現状の力を知り、管理監督職に大切な業務の優先順位に対する判断力を鍛えて頂けます。

カリキュラム

専任の研修アドバイザーがお客様のご事情を伺った上で、最適な研修プログラムや講師をご提案させていただきます。 以下は、インバスケット研修〈働き方改革・業務効率化編〉プログラムです。課題や状況にあわせて研修プログラムをコーディネートすることも可能です。まずはお気軽にご相談ください。 ※研修内容や研修時間に関してはご要望に応じてカスタマイズ可能です。

働き方改革・業務効率化編カリキュラム

コースオリエンテーション

立場と役割

  • マネジメントとは
  • 生産性向上の基本的な考え方

インバスケット演習個人処理

  • 解説
  • 優先順位付け
  • 個人案件処理

インバスケットグループ討議1

  • 優先順位グループ討議
  • 発表準備
  • 発表・講師フィードバック

インバスケットグループ討議2

  • 指定案件グループ討議
  • 発表準備
  • 発表・講師フィードバック

業務効率化振り返り講義

  • タイムマネジメントとは
  • 計画業務と割り込み業務
  • 業務の優先順位
  • 業務のムダについて
  • 業務改善の方法

今後の自己啓発

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ねらいと目的

  • 成果獲得に向けて組織を効果的に動かすために必要な能力を理解します。
  • 案件処理の疑似体験(インバスケット)を通じて、優先順位付けの判断力を強化します。
  • 相互啓発、他者から学ぶことにより、優先順位付けの軽重判断力を標準化します。
  • 受講者自身の業務処理スタイルや能力の特徴(強み・弱み)を客観的に検証し、今後の能力開発のポイントを明確にします。

特長

  • 一般に行われる講義型管理職研修と異なり、実務的な題材を使い、個人別のフィードバックを行う「人事アセスメント手法」を採用しました。
  • 没入感が高い内容により個人の気づきを促し、伸ばすべき能力に気づいて頂きます。
  • 内容が充実した座学のみでなく、インバスケット演習やグループ討議といった実習を含む体験型研修です。
  • 管理職の階層、業種や職種の特性に配慮したカスタマイズ研修も可能です。
  • ご都合に合わせてカリキュラム編成や実施時間等のご相談が可能です(無料)

実績(実施した企業・団体)

電池・電装品製造業、機械部品製造業、ITソフトウェアサービス業、青果物輸入販売業、出版業、医薬品製造業、飲料ベンダー業、医療用データベース構築業、空気浄化機器製造販売業、インターネットカフェ運営業、医薬品製造販売業、眼鏡販売業…等々

Tips

解説動画 業務効率化を学ぶインバスケット研修は、他のマネジメントを学ぶものや、能力評価をするものとは異なります。どういうことかと申しますと、指示書は共通のものを使います。他のインバスケット演習では18~23案件であるのに比べ、当研修は10案件になります。そして他のインバスケット演習では解答が自由筆記となっていますが、当研修では案件に優先順位を付けるフォーマットになっています。その次に各案件について自由筆記で解答して頂きます。つまり案件に優先順位を付けさせる課題が設定されています。 仕事を効率よく進めるには、優先順位の軽重判断が重要です。何が重要なのか、あるいは緊急なのかというところの判断は、部長・課長・係長ではそれぞれの立場により変わります。演習では案件の難易度を切り分けて、答えさせて考えさせる内容になっています。研修の進め方は、他のインバスケット演習と同じようにまずは個人処理を行います。次はマネジメントを学ぶ演習と同様に、グループでそれぞれの解答を持ち寄って、グループで話し合い、合意形成した成果物をグループごとにクラス発表して頂きます。一つは優先順位について、グループで合意形成して頂くことをします。当然ですが業種・職種によって優先度は違うわけです。架空の設定になりますから、ここをいかに自身の職務を振り返った時に優先順位はどう付けるべきかを考えさせていくことがミソになります。どういうことかといいますと、これまで経験則で行っていた軽重判断が、果たして正しかったのか、どうなのかというところを今一度立ち止まって考えさせる機会にできます。架空の企業、立場での仕事のシミュレーション、ロールプレイを行うことによって、マネジメントに対する一般的な考え方を会社内で標準化できることがこの研修の特徴になっています。 業務効率化をテーマとしたインバスケット研修の特徴の一つは、仕事の優先順位付けから生産性の向上、業務効率を考えさせるのがまず一つ、マネジメントの要素を考えていくわけなのですけれども、特に成果を意識した考え方を教えることがテーマになっています。マネジメントを狙いとしたインバスケット研修の方では、純粋に問題解決に向けたマネジメントのプロセスを学ぶ形が特徴となっており、当研修では成果を意識したマネジメントをフィードバックするのが特徴となっています。  

インバスケット研修とは?高い能力が求められる兵士(スパイ)の選抜から生まれた

インバスケットとは「未決箱」を意味します。処理待ちの書類が入れられた箱のことです。与えられた条件設定の中で、制限時間内にどれだけの精度でいくつ案件を処理できるかをシミュレーションすることで、問題解決力を測ります。インバスケットは人材評価(アセスメント)プログラムの一部です。アセスメント・プログラムは第一次大戦中にドイツ陸軍の将校(特にヒットラー親衛隊員)の選抜に用いられたのが始まりと言われています。その後英国のスコットランド・ヤード隊員の選抜や、米国の秘密情報員(いわゆるスパイ要員)の適正評価に用いられました。現在では企業の人事評価に用いられています。 インバスケット参加者は想定の課題のもと架空の企業の管理者あるいは監督者になりきり、様々な案件を処理して頂きます。限られた時間のなかで積み上がった案件を処理して頂くことで、リーダーにとって重要な「業務の優先順位設定力」、「判断力」、「意思決定力」などを向上させることができます。 インバスケットには電子メール・報告・手紙・メモなどが入っています。これらの案件を限られた時間内に処理する仮想の業務を行う演習を通して、管理・監督者としてのマネジメント能力向上を図ります。受講者の属性と異なる業種・職種の役割になりきってもらうことで、その人が持っている能力・スキルを純粋に測ることを狙います。 受講者は、オプションのフィードバックレポートから自身の強点や弱点を改めて発見・指摘されることで、今後の啓発のポイントを自覚し、さらなるマネジメント能力の向上を目指すことができます。 具体的には、次のような業務処理特性を観察することになります。  

インバスケットで何を観察するのか

  • 本質的な業務目標を意識して日常業務を行っているか
  • 業務の優先順位をつけて効率的に処理を行うことができるか
  • 自身の判断で明確な意思決定ができるか
  • 人(あるいは組織)を動かす視点を持っているか
  • 部下や同僚への心遣い、配慮が十分にあるか
  • 成果を確実に見届ける視点を持っているか

 

インバスケットの流れ

まず2時間程度のインバスケット演習を行ってもらいます。次いで、グループ討議にて案件別の最適な処理を話し合い、互いの気づきを促します。講師から演習の解説(どのように処理するべきだったのかなど)そしてマネジメントについての講義を行います。自身の処理結果を振り返り、自身の強点と弱点を自己分析してもらいます。最後にこの結果を踏まえて、今後の行動改善計画を作成してもらいます。 オプションとして、講師陣による個人別の評価結果の作成・提出することもあります。第三者の専門家が的確に評定し、能力の強み弱みを指摘することで自己啓発に繋げることができます。 この研修の最大の特徴は、一方的で講義主体の座学研修とは異なり、ひとり一人の業務特性を自ら発見し、どのような能力・スキルが不足しているのか、それを補うための方法までを具体的に考えてもらうことにあり、継続的にフォローすることが可能なことです。 多数の企業で実施し大好評を得ている研修プログラムですので、管理職の更なるレベルアップを考えておられる企業様にお勧めできます。  

インバスケット研修紹介動画 インバスケットとは未決箱を指します。最近は見かけなくなりましたが昭和の時代には上席の机の上には必ず未決箱がありました。黒い箱に白いペンキで「未決」と書いてありました。隣には既決箱がありました。未決箱の書類を上席は決済し、既決箱へ移していました。この未決箱がインバスケットです。 インバスケット演習は昇進昇格試験で用いる演習の一つです。マネジメントの素養が出る演習となっています。指示書があり、状況の説明が書かれています。未決箱に書類が溜まっています。例えば書類は1から21の21案件あります。書類の一つ一つはメールの体裁を取っています。解答はメールで返信を送る、または一部は書簡、手紙に返信するかたちをとります。解答欄は自由に書けるようになっています。解答が決まっていて選択するものではなく、自由筆記の形式になっています。昇進昇格の試験になりますので、書類の一つ一つに、マネジメントの能力を見るための仕掛けがあります。限られた時間、当研修の場合には2時間の間に、なるべく全ての案件に対して自分なりに考えた解答を案件処理シートに記入して頂きます。自由筆記ですから、文章表現まで評価の対象となります。どのような能力を評価するのかは上の「ケイパビリティリスト」リンクから一覧を載せておりますので、ご参考にして頂けます。 昇進昇格試験の演習の一つになっておりますので、評価ができる演習です。フィードバックレポートというものをお付けします。9つの能力のプロフィールを描くのが目的です。どうしてそのプロフィールが出たか、根拠をレポートの中で記述します。特に弱かった能力については、今後の自己啓発の提言内容をレポートで記述します。 フィードバックレポートを目的にした能力の棚卸し、あるいは昇進昇格試験、または能力を知る、気づきを与えるきっかけとして頂く、これらが当インバスケット研修の大きな目的となります。フィードバックレポートのサンプルを上にリンクしておりますので、ぜひご覧頂ければと思います。 社員の方達のマネジメント能力の棚卸しのために、インバスケット研修をぜひご活用ください。    

インバスケット演習は、他にもマネジメント能力の棚卸しにも最適です。また、インバスケットを通じて人材評価をすることもできます。

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