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インバスケット研修〈働き方改革・業務効率化編〉

業務の優先順位決定力、処理能力を高めて真の働き方改革を実現する

ねらいと目的

  • 成果獲得に向けて組織を効果的に動かすために必要な能力を理解します。
  • 案件処理の疑似体験(インバスケット)を通じて、優先順位付けの判断力を強化します。
  • 相互啓発、他者から学ぶことにより、優先順位付けの軽重判断力を標準化します。
  • 受講者自身の業務処理スタイルや能力の特徴(強み・弱み)を客観的に検証し、今後の能力開発のポイントを明確にします。

特長

  • 一般に行われる講義型管理職研修と異なり、実務的な題材を使い、個人別のフィードバックを行う「人事アセスメント手法」を採用しました。
  • 没入感が高い内容により個人の気づきを促し、伸ばすべき能力に気づいて頂きます。
  • 内容が充実した座学のみでなく、インバスケット演習やグループ討議といった実習を含む体験型研修です。
  • 管理職の階層、業種や職種の特性に配慮したカスタマイズ研修も可能です。
  • ご都合に合わせてカリキュラム編成や実施時間等のご相談が可能です(無料)

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カリキュラム

専任の研修アドバイザーがお客様のご事情を伺った上で、最適な研修プログラムや講師をご提案させていただきます。 以下は、インバスケット研修〈働き方改革・業務効率化編〉プログラムです。課題や状況にあわせて研修プログラムをコーディネートすることも可能です。まずはお気軽にご相談ください。

 ※研修内容や研修時間に関してはご要望に応じてカスタマイズ可能です。

働き方改革・業務効率化編カリキュラム

コースオリエンテーション

立場と役割

  • マネジメントとは
  • 生産性向上の基本的な考え方

インバスケット演習個人処理

  • 解説
  • 優先順位付け
  • 個人案件処理

インバスケットグループ討議1

  • 優先順位グループ討議
  • 発表準備
  • 発表・講師フィードバック

インバスケットグループ討議2

  • 指定案件グループ討議
  • 発表準備
  • 発表・講師フィードバック

業務効率化振り返り講義

  • タイムマネジメントとは
  • 計画業務と割り込み業務
  • 業務の優先順位
  • 業務のムダについて
  • 業務改善の方法

今後の自己啓発

働き方改革を実現するには、何が必要なのでしょうか? 管理監督者自身が技能を高め、業務効率化することは言うまでもありません。業務効率化のためには、仕事の優先順位を適切に判断することが必要です。優先順位を直感的に判断すると、人は苦手な業務を後回しにしてしまいます。生産性を維持・向上するためには、案件の質や時間コストから判断して優先順位を付けることが大切です。仕事が速いことは生産性の高さに繋がりますが、業績に関わる重要な決断は深い思考力を用いて時間をかけることが重要です。
もう一点管理監督職に必要なことは部下を育てることです。生産性を上げるには、処理できる仕事の量も重要です。重要な案件を任せられる部下が増えることで、生産性は増大します。管理職は生産性の要となる人財です。将来的に幹部候補となる可能性を視野に入れると、管理職の成長を促すことは会社にとって大きなメリットがあります。
当研修では実践的な演習を体験することで現状の力を知り、管理監督職に大切な業務の優先順位に対する判断力を鍛えて頂けます。
Zoom等の会議システムを用いたオンライン研修にも対応いたします。初めてオンライン研修を検討している、オンライン研修についての不安など、まずはお気軽にご相談ください。
インバスケット研修〈働き方改革・業務効率化編〉
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Tips

次世代の人材評価手法:インバスケット演習とは何か?

企業の競争力を高めるには優れた人材の活用が不可欠で、そのためには適切な人材アセスメントが欠かせません。中でも、「インバスケット演習」は最近特に注目されている手法です。具体的な業務のシミュレーションを通じて、候補者の思考力や意志決定力、優先順位の設定能力を評価するこの方法について、本記事では詳しく解説します。特性や利点、導入にあたっての考慮点、そしてこの方法が広く採用されると予想される未来のビジョンについても掘り下げていきます。

インバスケット演習は、候補者が実際の業務に直面したときの対応を評価する独特なアセスメント手法です。具体的なシナリオを提示し、それに対するアクションを要求します。通常、複数の課題が同時に与えられ、タスクの優先順位を決定し、短時間で適切な意思決定を行う能力が試されます。この手法によって、候補者の思考力、プロブレムソルビング、時間管理、リーダーシップなどが客観的に評価されます。

インバスケット演習は他の人材評価方法と比較して、独自のメリットがあります。具体的な状況設定により、候補者のリアルタイムの判断力や行動を観察できます。また、複数の課題に対処しなければならない状況は、実務に近いストレス状態を再現します。これにより、人間関係や業務遂行能力だけでなく、ストレス耐性も評価できます。

インバスケット演習を導入する際には、演習内容が企業のビジネスニーズと一致すること、そして適切な評価基準とフィードバックシステムの設定が重要です。また、インバスケット演習は評価する能力に対して高い精度を持つ一方で、設計と運用には専門知識と時間を必要とします。

一方、インバスケット演習には適切な準備がなされていないと誤解を招く可能性があるというデメリットもあります。具体的な業務状況をシミュレートするため、内容は個々の業務や業界によって大きく異なります。そのため、シナリオの設定や評価基準は十分に検討する必要があります。また、他の評価方法と同様に、インバスケット演習の結果は他の情報源と組み合わせて解釈するべきです。

この手法は、具体的な業務状況のシミュレーションを通じて、候補者の思考力や意志決定力を評価します。他の評価手法と比較して、ストレス状況下での対処力や時間管理能力も測定できる点が特徴です。導入する際には、企業のニーズに合った演習内容の設計と適切な評価基準の設定が重要です。一方で、その結果を適切に解釈するためには、他の情報源と組み合わせて考慮することが求められます。未来の人材評価手法として、その有用性と可能性は高いですが、効果的な導入と活用のためには専門的な知識と理解が必要となります。

業務効率化を目的としたインバスケット演習とは?

業務効率化を学ぶインバスケット研修は、他のインバスケット演習とはいくつかの点で異なります。

・指示書は共通のものを使います。

・解答は案件に優先順位を付けるフォーマットになっています。

・仕事の優先順位付けから生産性の向上、業務効率を考えさせます。

・特に成果を意識した考え方を教えることがテーマになっています。

研修の進め方は、次のとおりです。

1.個人で指示書に沿って案件を処理します。

2.グループでそれぞれの解答を持ち寄り、話し合い、合意形成した成果物をグループごとに発表します。

3.講師からフィードバックを受けます。

この研修では、架空の企業、立場での仕事のシミュレーション、ロールプレイを行うことによって、マネジメントに対する一般的な考え方を会社内で標準化することができます。また、仕事の優先順位付けから生産性の向上、業務効率を考えさせ、特に成果を意識した考え方を教えることで、参加者の能力を向上させることができます。この研修は、業務効率化を図りたい企業や、マネジメント能力を向上させたい個人におすすめの研修です。

インバスケット研修の成り立ち 高い能力が求められる兵士(スパイ)の選抜から生まれた

インバスケットとは「未決箱」を意味します。処理待ちの書類が入れられた箱のことです。与えられた条件設定の中で、制限時間内にどれだけの精度でいくつ案件を処理できるかをシミュレーションすることで、問題解決力を測ります。インバスケットは人材評価(アセスメント)プログラムの一部です。アセスメント・プログラムは第一次大戦中にドイツ陸軍の将校の選抜に用いられたのが始まりと言われています。その後英国のスコットランド・ヤード隊員の選抜や、米国の秘密情報員(いわゆるスパイ要員)の適正評価に用いられました。現在では企業の人事評価に用いられています。 インバスケット参加者は想定の課題のもと架空の企業の管理者あるいは監督者になりきり、さまざまな案件を処理していただきます。限られた時間の中で積み上がった案件を処理していただくことで、リーダーにとって重要な「業務の優先順位設定力」、「判断力」、「意思決定力」などを向上させることができます。 インバスケットには電子メール・報告・手紙・メモなどが入っています。これらの案件を限られた時間内に処理する仮想の業務を行う演習を通して、管理・監督者としてのマネジメント能力向上を図ります。受講者の属性と異なる業種・職種の役割になりきってもらうことで、その人が持っている能力・スキルを純粋に測ることを狙います。 受講者は、オプションのフィードバックレポートから自身の強点や弱点を改めて発見・指摘されることで、今後の啓発のポイントを自覚し、さらなるマネジメント能力の向上を目指すことができます。 具体的には、次のような業務処理特性を観察することになります。  

インバスケットで何を観察するのか

  • 本質的な業務目標を意識して日常業務を行っているか
  • 業務の優先順位をつけて効率的に処理を行うことができるか
  • 自身の判断で明確な意思決定ができるか
  • 人(あるいは組織)を動かす視点を持っているか
  • 部下や同僚への心遣い、配慮が十分にあるか
  • 成果を確実に見届ける視点を持っているか

 

インバスケットの流れ

まず2時間程度のインバスケット演習を行います。次いで、グループ討議にて案件別の最適な処理を話し合い、互いの気づきを促します。講師から演習の解説(どのように処理するべきだったのかなど)そしてマネジメントについての講義を行います。自身の処理結果を振り返り、自身の強点と弱点を自己分析してもらいます。最後にこの結果を踏まえて、今後の行動改善計画を作成してもらいます。 オプションとして、講師陣による個人別の評価結果の作成・提出することもあります。第三者の専門家が的確に評定し、能力の強み弱みを指摘することで自己啓発に繋げることができます。 この研修の最大の特徴は、一方的で講義主体の座学研修とは異なり、ひとり一人の業務特性を自ら発見し、どのような能力・スキルが不足しているのか、それを補うための方法までを具体的に考えてもらうことにあり、継続的にフォローすることが可能なことです。 多数の企業で実施し大好評を得ている研修プログラムですので、管理職の更なるレベルアップを考えておられる企業様にお勧めできます。  

インバスケット研修紹介動インバスケットとは未決箱を指します。最近は見かけなくなりましたが昭和の時代には上席の机の上には必ず未決箱がありました。黒い箱に白いペンキで「未決」と書いてありました。隣には既決箱がありました。未決箱の書類を上席は決済し、既決箱へ移していました。この未決箱がインバスケットです。 インバスケット演習は昇進昇格試験で用いる演習の一つです。マネジメントの素養が出る演習となっています。指示書があり、状況の説明が書かれています。未決箱に書類が溜まっています。例えば書類は1から21の21案件あります。書類の一つ一つはメールの体裁を取っています。解答はメールで返信を送る、または一部は書簡、手紙に返信するかたちをとります。解答欄は自由に書けるようになっています。解答が決まっていて選択するものではなく、自由筆記の形式になっています。昇進昇格の試験になりますので、書類の一つ一つに、マネジメントの能力を見るための仕掛けがあります。限られた時間、当研修の場合には2時間の間に、なるべく全ての案件に対して自分なりに考えた解答を案件処理シートに記入していただきます。自由筆記ですから、文章表現まで評価の対象となります。どのような能力を評価するのかは上の「ケイパビリティリスト」リンクから一覧を載せておりますので、ご参考にしていただけます。 昇進昇格試験の演習の一つになっておりますので、評価ができる演習です。フィードバックレポートというものをお付けします。9つの能力のプロフィールを描くのが目的です。どうしてそのプロフィールが出たか、根拠をレポートの中で記述します。特に弱かった能力については、今後の自己啓発の提言内容をレポートで記述します。 フィードバックレポートを目的にした能力の棚卸し、あるいは昇進昇格試験、または能力を知る、気づきを与えるきっかけとして頂く、これらが当インバスケット研修の大きな目的となります。フィードバックレポートのサンプルを上にリンクしておりますので、ぜひご覧いただければと思います。 社員の方達のマネジメント能力の棚卸しのために、インバスケット研修をぜひご活用ください。    

インバスケット演習は、他にもマネジメント能力の棚卸しにも最適です。また、インバスケットを通じて人材評価をすることもできます。

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