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業務効率化研修　〜AI・ノーコードツール・クラウドサービスの活用〜

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日常業務の効率化（生産性向上）を目指すスタッフのためにAIやDXツールを使った業務効率化を学ぶ

OECDデータに基づく2021年の労働生産性は、OECD加盟38カ国中、27位という結果になっています。また1人あたりの労働生産性においても1970年以降最も低い29位となっており生産性の向上は企業にとって喫緊の課題と言えます。他方ではCHATGPTを代表とされるAI活用、オンライン会議、ノーコードツールなど、業務効率のためのツールは飛躍的な進化を遂げています。実は日本のChatGPT利用率は米国、インドに次いで世界３位となっておりその関心の高さが伺えます。

本研修では、多様化・複雑化する業務に悩む人を対象に、現在の業務内容の見直しとともに、ChatGPTをはじめとした最新のAI・DXツールを使った業務効率化の基本スキルを習得していただきます。本研修では、実際の業務の洗い出し、改善策の検討、具体的なツール活用法について考えていただきます。

※企業によってはセキュリティ面の制限がある場合もございます。その場合は、事前に講師と調整の上、使用ツールの選定からアドバイスさせていただきますのでご安心ください。

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カリキュラム

カテゴリー
ねらいと目的
業務効率化のスキルを体系的に学習し、日常業務の効率化を目指す。
研修時間
4時間
対象
  • 一般職
  • 企画・非定常業務従事者

カリキュラム

オリエンテーション

  • 講師紹介
  • 研修の狙い

業務効率化の最新トレンド

  • AI活用（CHATGPT）における最新トレンド
  • ノーコードツールの最新トレンド
  • クラウドサービスの最新トレンド
  • 自社でどのように業務効率化ツールを組み込むか？を検討する

仕事のスペクトラム分析

  • 仕事のスペクトラム分析とは
  • 個人演習、解説

業務の見直し

  • 生産性の罠に陥らないためのポイント
  • 仕事を作らない
  • 時間の使い方
  • 仕事の計画を立てる

仕事の優先順位の見直し

  • 仕事の優先順位のポイント
  • 優先順位を見直す （演習）

仕事を任せるポイント

  • 仕事を任せる意味
  • チームビルディングで生産性を高める

ロジカルシンキングを活用する MECEとは

  • ロジックツリーを駆使する
  • セオリーに沿って仕事を （演習）

業務改善・効率化ワーク

  • 業務課題を洗い出し、改善点を議論する。また最新の業務効率化ツールをどのように組み込めばよいか？についてグループワークを通じて検討を深める。

クロージング

  • 全体のまとめ
  • Q&A
業務効率化研修　〜AI・ノーコードツール・クラウドサービスの活用〜
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ねらいと目的

  • 日常業務の効率化を目指す。
  • 業務のムダ・ムラ・ムチャを発見する。
    • 　　
  • 最新のDX・AI・クラウドサービスなどの中から業務効率化に繋がるツールを知る。
  • 業務効率化のスキルを学ぶ

特長

  • 業務効率化の理論・セオリーを学び、それらの実践方法を習得します。
  • 自身の全業務を棚卸し、それらの業務目的を踏まえ、手法・手順・協業作業の中身を見直します。
  • 実例に沿って解説しながら、役立つヒントを掴んでもらいます。
  • 長年の習慣・仕事のやり方を変えることに躊躇しがちなベテラン社員の意識改革に焦点を合わせます。
  • あらゆる職種・業務に対応できます。

関連事例

Tips

業務効率化とは

一口に職場の「業務」と言っても、担当職務によってさまざまな内容があります。一人で取り組む事務作業がある一方で、企画業務や外回りが伴う営業業務があるなど、さまざまです。これらの業務の効率化と言ってもさまざまな切り口があることは容易に想像がつきます。私たちが「業務効率化研修」の依頼を受けると、まずは受講される方々の職務内容と問題意識を十分にお聞きした上で、的確な研修内容とプログラムを提案することを第一に優先します。一般論としての「業務効率化研修」は、よほどのことがない限りはあり得ません。

これら研修の究極の目的は業務プロセスの変革と考え、行うべき業務と行わなくても良い業務を峻別し、全ての業務の流れを見直します。最重要な業務にさらに時間をかけるために、行わなくなる業務による影響を最小限にとどめる方策を立案します。

業務効率化を阻む要因には、コミュニケーションなど職場環境に根ざすもの、スタッフの専門性・スキルに起因するもの、ICTなど業務ツールによるものなどが複雑に絡み合っています。これらの要因を解きほぐし、究極の目的に合致するための業務プロセスの組み直しが勧められます。

各種ツールの解説

Kintone

Kintoneは、Cybozu株式会社が開発・提供しているクラウド型の業務アプリケーションプラットフォームです。これにより、ビジネスプロセスの管理、作業の自動化、データの整理などを容易に行うことができます。特徴としては、プログラミングスキルがなくても自分たちでビジネスアプリを独自に作成し、組織内で共有することができる点です。ドラッグ＆ドロップでフィールドを配置したり、ボタンをクリックするだけで操作が可能で、誰でも簡単にアプリケーションを作成できます。作成したアプリケーションはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、場所を選ばずに業務を進めることができます。さらに、Kintoneはチームのコミュニケーションをサポートする機能も備えています。各レコードにコメントを付けることができ、問題解決の過程をチーム全体で共有することができます。また、ワークフロー機能により、タスクの進捗管理や承認プロセスもデジタル化することが可能です。セキュリティ面でも、SSL/TLSによる通信の暗号化、IPアドレス制限、パスワードポリシー設定など、企業が求める高度なセキュリティ機能を提供しています。データはAWS（Amazon Web Services）の信頼性の高いデータセンターに保存されます。以上のように、Kintoneはビジネスプロセスのデジタル化を支えるツールとして多くの企業で利用されています。

ChatGPT

ChatGPTは、OpenAIによって開発された大規模な人工知能（AI）言語モデルです。このモデルは、大量のテキストデータからパターンを学習し、人間のように自然なテキストを生成します。このような機械学習モデルを「変換器」（transformer）と呼びます。

ChatGPTの特徴として、以下のような点が挙げられます：
・自然な会話：ChatGPTは質問に回答したり、作文を作成したり、あるいは一般的な話題について対話する能力があります。これにより、人間と自然な会話を行うことができます。
・大規模なデータからの学習：ChatGPTはインターネット上の大量のテキストデータから学習します。そのため、非常に幅広いトピックについて話すことができます。
・高度な自然言語処理：ChatGPTは高度な自然言語処理（NLP）技術を利用しています。これにより、文脈を理解し、複雑な指示にも対応できます。

ただし、以下のような制限もあります：

・新しい情報の学習：ChatGPTの訓練データは定期的に更新されますが、最後の更新時点以降の情報については知らないという制限があります。そのため、最新のニュースやイベントについては知識がない場合があります。
・意図しない情報の生成：ChatGPTはあくまで機械学習モデルであるため、時として不正確な情報を生成することがあります。モデルが生成する情報は全て訓練データから学習した結果であり、モデル自身が情報を理解したり検証したりする能力はありません。
・個人情報の保護：ChatGPTはプライバシーやセキュリティを重視しており、ユーザーの個人情報を保存または学習することはありません。

以上のような特性を持つChatGPTは、カスタマーサポート、コンテンツ生成、教育、エンターテイメントなど、多くの用途で利用されています。

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