先日、スケジュールマネジメント研修というテーマで企業に向けて研修を実施させていただきました。

そもそもスケジュールマネジメントというものは、日々の業務において、作業時間の見積もり（段取り）や全体スケジュールの策定、そのコントロール法（進捗管理）にフォーカスした手法なのですが、もともとはPIMBOKと呼ばれるプロジェクトマネジメントのノウハウを体系立てたもので、一般の方には非常に難しい概念です。

今回の研修の受講対象企業は、IT業界ではありませんでしたが、一般社員にもわかりやすく日常業務でもすぐに活用できるようにカスタマイズさせていただきました。

ちなみにですが、プロジェクトマネジメントは10の知識と5つのプロセスに分かれているので覚えておくと良いかも知れません。

10のエリアとは？

統合マネジメント
スコープマネジメント
タイムマネジメント
コストマネジメント
品質マネジメント
人的資源マネジメント
コミニュケーションマネジメント
リスクマネジメント
調達マネジメント
ステークホルダーマネジメント

5つのプロセス

立ち上げ
計画
実行
監視とコントロール
終結

分かりにくいですね。

ということで研修受講対象者は、一般の方ですので、日常業務に置き換えて学んでいただきました。

スケジュールマネジメント研修のポイント

今回のスケジュールマネジメント研修では、課題の管理、スケジュール管理の2つの焦点を絞って実施させていただきました。

課題管理とは、課題の洗い出しです。日常の業務の中での課題を抽出し、明確化させるための訓練です。

日々の業務を「課題」「リスク」「タスク」に分類する作業ですが、この定義が明確になることでスケジュールマネジメントは非常に楽に進むようになります。

スケジュール管理とは、主にタスクに分類された取り組むべき具体的な作業の優先順位を見極めて段取りを行うステップです。

これらの2つのポイントを習得することで、より的確なスケジュール管理が可能となります。

スケジュールマネジメントで一番重要な点

では日々の業務でもっとも重要なポイントはどこでしょうか。
それは認識の合意という段階です。

認識は人それぞれ少しずつ異なることがあります。

例えば、早朝といえば。。。。
8時という認識の人もいれば、9時の人もいます。5時という人もいるでしょう。

そえぞれの認識には必ずズレが発生します。

急いでやって！のニュアンスも、最優先なのか？少し余裕があるのか？人ぞれぞれ捉え方が変わります。

これは課題でも同じです。
その課題はどんな認識なのか？を共有することで仕事のミスが少なくなるだけではなく、スケジュールの遅れ発生を防ぐことができるようになります。

課題を「擦り合わせ」することが大切なんです。

日々の業務が忙しい職場ほど、この課題の擦り合わせが疎かになってしまいます。

結果、「そんなつもりじゃなかったんです。」「私は違うと思っていました。」などの認識のズレがトラブルを引き起こしてしまう。

このようにスケジュールマネジメントでは、課題の合意をはかるための演習を通じてスムーズなスケジュールマネジメントに繋がるように理解を深めてもらいました。

なんとか既存社員の業務効率を高めていきたいという課題をお持ちの研修担当者の方は、お気軽にご相談ください。

著者 渋谷雄大

神奈川大学卒業後、訪問販売会社にて最年少トップセールスを樹立。
その後、サプリメント専門チェーン事業部門の責任者として、ショッピングセンター・百貨店などへの出店戦略をはじめとして、人材育成、プロモーション・広報などを一手に引き受け多店舗展開を達成する。
その後、同社が倒産、サプリメント専門チェーン事業の譲渡交渉を担当。サプリメント専門チェーン事業を自然派化粧品会社譲渡成功に導く。自然派化粧品会社では生涯顧客化、ファン育成の実践ノウハウを獲得。自然派化粧品会社を退職後、WEBを活用したプロモーションを実践。営業強化、店舗戦略、人材育成、販売促進、Webコンサルティングなど幅広い分野でコンサルティングを行う。
講演数は年間150回を超える人気講師である。
現在はFacebook、Instagram、LINEなどソーシャルメディアを活用した、顧客育成コンサルティングプログラムや営業力強化など企業の収益向上コンサルティングを中心に展開している。