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スケジュールマネジメント研修

B!

先日、スケジュールマネジメント研修というテーマで、ある企業で研修を実施しました。

そもそもスケジュールマネジメントというものは、日々の業務において、作業時間の見積もり（段取り）や全体スケジュールの策定、そのコントロール法（進捗管理）にフォーカスした手法なのですが、もともとはPIMBOKと呼ばれるプロジェクトマネジメントのノウハウを体系立てたもので、一般の方には非常に難しい概念です。

今回の研修の受講対象企業はIT業界ではありませんでしたが、一般社員にもわかりやすく日常業務でもすぐに活用できるように、カスタマイズさせていただきました。

ちなみにですが、プロジェクトマネジメントは10の知識と5つのプロセスに分かれているので、覚えておくと良いかも知れません。

10のエリアとは？

統合マネジメント
スコープマネジメント
タイムマネジメント
コストマネジメント
品質マネジメント
人的資源マネジメント
コミニュケーションマネジメント
リスクマネジメント
調達マネジメント
ステークホルダーマネジメント

5つのプロセス

立ち上げ
計画
実行
監視とコントロール
終結

分かりにくいですね。

今回の研修受講対象者は一般の方ですので、日常業務に置き換えて学んでいただきました。

スケジュールマネジメント研修のポイント

今回のスケジュールマネジメント研修では、課題の管理、スケジュール管理の2つの焦点を絞って実施させていただきました。

課題管理とは、課題の洗い出しです。日常の業務の中での課題を抽出し、明確化させるための訓練です。

日々の業務を「課題」「リスク」「タスク」に分類する作業ですが、この定義が明確になることでスケジュールマネジメントは非常に楽に進むようになります。

スケジュール管理とは、主にタスクに分類された取り組むべき具体的な作業の優先順位を見極めて段取りを行うステップです。

これらの2つのポイントを習得することで、より的確なスケジュール管理が可能となります。

スケジュールマネジメントで一番重要な点

では日々の業務でもっとも重要なポイントはどこでしょうか。
それは認識の合意という段階です。

認識は人それぞれ少しずつ異なることがあります。

例えば、「早朝」といえば……
8時という認識の人もいれば、9時の人もいます。5時という人もいるでしょう。

そえぞれの認識には必ずズレが発生します。

「急いでやって！」のニュアンスも、「最優先なのか？」「少し余裕があるのか？」人ぞれぞれ捉え方が変わります。

これは課題でも同じです。
「その課題はどんな認識なのか？」を共有することで、仕事のミスが少なくなるだけではなく、スケジュールの遅れ発生を防ぐことができるようになります。

課題を「擦り合わせ」することが大切なのです。

日々の業務が忙しい職場ほど、この課題の擦り合わせが疎かになってしまいます。

結果、「そんなつもりじゃなかったんです」「私は違うと思っていました」などの認識のズレがトラブルを引き起こしてしまう。

このように、スケジュールマネジメントでは、課題の合意をはかるための演習を通じてスムーズなスケジュールマネジメントに繋がるように理解を深めていただきました。

なんとか既存社員の業務効率を高めていきたいという課題をお持ちの研修担当者の方は、お気軽にご相談ください。

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