業務効率化の前にボトルネックとボトルネック人材を見つける


先日、IT業務効率化研修というテーマで研修を実施してきました。
そこの受講者の方から、「様々な業務効率化研修を受けてきて便利なツールを試してきましたが、結局うまく効率化につながらないんです。」という相談を受けました。

確かに、世の中には様々な業務効率化の仕組みやツールが溢れかえっています。しかしその仕組みやツールを運用するのはあくまでも人なのです。

まずは業務のボトルネックを探す

数多くの業務効率化手法が存在する中で、まず考えるのは「自社のどこがボトルネックになっているか?」を明確にすることです。もともと効率化する必要のないところをどれだけ効率化しても、全体の生産性は変わりません。

例えば、製造業で工程A〜Dまであるとして、それぞれの工程の処理能力はA工程は50個作れ、B工程は70個、C工程は20個、D工程は60個、という状況です。この場合、C工程の処理能力をまずは50個まで引き上げるようにする必要がある一方で、B工程は20個分、D工程は10個分余計な処理能力を持っていることになります。

ですから、C工程の能力を高めるための効率化が必要です。その一方で、BとD工程は過剰な処理能力を持ちますのでその能力を他の工程に振り分けたり、共有化する効率化が必要となります。

しかし、多くの企業で業務効率化研修を実施すると、このボトルネック自体が曖昧なことが多いわけです。

本来、十分なB工程の効率化をやってみたりするのですが、ボトルネックが解消できていないため全体の生産性は変わりません。

人材のボトルネックを探す

そして最も重要なことが人材のボトルネックを見つけ出すということです。業務効率化は、組織全体で取り組まなければ成果になかなかつながりません。

最大のネックになるのが、IT導入による効率化に否定的な社員の存在です。管理職やITに疎い年長者に多いのですが、役職者がIT業務効率化の導入に二の足を踏むケースが多いようです。ペーパーレスに取り組むのであれば、全社で導入しなければ思うような成果にはつながりません。人材ボトルネックが紙にこだわっている限り、印刷の効率化や情報共有の効率化は進みません。

業務効率化をすすめるにあたって、経営のボトルネックを探すことに加えて、人材のボトルネックへの対策も併せて考えていきましょう。

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